Tipps, um dein Home-Office angenehm zu gestalten

Was ist in der Zeit besonders wichtig und welche Alternativen gibt es, um weiterhin erfolgreich zu sein?

Kaum zu glauben, dass erneut ein weiterer Monat vergangen ist. Trotz der Corona-Krise können wir wieder von einem erfolgreichen Monatsabschluss sprechen. Das Corona-Virus hat einige Auswirkungen auf die Berufswelt genommen. Während „Homeoffice“ bis vor kurzem in vielen Firmen ein Fremdwort war, ist das Thema Digitalisierung mit einem Schlag ganz oben auf der Tagesordnung gelandet. Möglichst viele Menschen sollen in den eigenen vier Wänden bleiben, dort arbeiten und Sozialkontakte meiden, um die ansteigende Ansteckung zu vermeiden. Dies kann sich für viele Firmen zu einer großen Herausforderung entwickeln. Daher sollte man sich grade in so einer Zeit genaue Gedanken darüber machen, wie man eine langfristige Lösung finden kann. 

Wie können wir alternativ zum Office im Home-Office produktiv bleiben und effizient arbeiten?

Mit dieser Frage werden wir uns in unserem heutigen Blogbeitrag genauer beschäftigen und Dir einige Tipps und Erfahrungen weitergeben, wie Du dein Home-Office angenehm gestalten kannst und vor allem die nötige Motivation beibehalten kannst. 

Denn wie Du wahrscheinlich schon in unserem letzten Blogbeitrag „Veränderungen im Monat März“ mitbekommen hast, hatten auch wir einige Umstellungen und Veränderungen, was Abläufe betrifft. Aufgrund der Vorsichtsmaßnahmen haben wir uns dazu entschieden im Home-Office zu arbeiten, Kundentermine nur noch Online über Zoom durchzuführen und auch unseren monatlichen Immo-Workshop online anzubieten. Doch mehr dazu gleich!

Gerne würden wir heute mit den entscheidenden Tipps für ein erfolgreiches Home-Office beginnen.

1. Eine Routine schaffen

Im Home-Office arbeiten alle zu unterschiedlichen Arbeitszeiten. Der eine steht früh am Morgen auf und der andere arbeitet lieber am Nachmittag. Daher ist es sehr wichtig einen Rhythmus und eine gewisse Routine zu finden. Unser Unternehmen ist aus diesem Grund sehr flexibel, da sich alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst einteilen und somit ihren passenden Rhythmus finden können.

Wir erledigen nicht nur alle offenen To-Do’s, aus unserer vorgefertigten Liste, die wir vorab gemeinsam besprechen und aufstellen, sondern sind gleichzeitig für unsere Kunden erreichbar.  

Unsere Kunden können uns wie gewohnt, jederzeit per E-Mail erreichen oder aber auch per Telefon. Die telefonische Erreichbarkeit ist aufgrund der unterschiedlichen Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter kein Problem. Abgesehen davon, werden alle Kunden, dessen Anrufe wir aufgrund eines Termines nicht entgegennehmen konnten, zeitnah zurückgerufen. Gerne bieten wir für eine 100 % Erreichbarkeit Telefontermine an.

2. To-Do Listen

Gerade in der Mietverwaltung stehen oft Dinge an, die vorab notiert werden müssen und erst in wenigen Wochen anstehen, dazu gehört z. B. die Verwaltungsübernahme für einzelne Wohnungen. Daher werden oft im Voraus einige Dokumente und Schreiben vorab angefertigt und auf Wiedervorlage gelegt, damit diese in der Zukunft schnell erledigt werden können. Es ist sehr wichtig, den Überblick nicht zu verlieren und die anstehenden Dinge ordentlich zu notieren. Aus diesem Grund ist unser Team ein großer Fan von To-Do Listen. Es ist ein ganz klarer Vorteil, sich vorab Gedanken zu machen, welche wichtigen To-Do‘s erledigt werden müssen und welche Aufgaben Priorität haben. Deshalb können wir Dir und Deinem Team nur raten, sich gemeinsam bei einem Online-Meeting zusammenzusetzen und die wichtigen und offenen Punkte zu klären und aufzulisten. Besprecht ganz klar, welche Aufgaben priorisiert werden müssen und welche im Nachgang erledigt werden können. Um den Überblick über alle anstehenden Termine und Ereignisse nicht zu verlieren, bietet es sich vor allem an, langfristig vorzuplanen.

3. Kommunikation

Wie wir vorab schon im zweiten Punkt erwähnt haben, spielt die interne Kommunikation eine sehr wichtige und bedeutende Rolle. Die heutige Digitalisierung und moderne Technik macht es uns unfassbar einfach, weiterhin intern und extern im Kontakt zu bleiben. Video- oder Telefonkonferenzen über Zoom oder gemeinsame Whats-App Gruppen ermöglichen einen schnellen und sinnvollen Austausch untereinander. Diese Funktionen werden derzeit auch für Kunden und Immobilieninteressenten genutzt, um dort weiterzumachen, wo man gemeinsam vor der Krise aufgehört hat. Alle Beratungen bzgl. Immobilien werden derzeit, über Zoom fortgeführt. Kunden können somit trotzdem die Chance bekommen, ihre persönliche Altersvorsorge zu finden – ohne die Angst auf Ansteckung.

4. Digitale Absicherung

In unserem Betrieb legen wir hohen Wert darauf, immer einen Schritt voraus zu sein. Die heutige Digitalisierung erschafft uns eine unfassbar schnelle Arbeitsweise. Ein großer Vorteil war es somit für uns, vorab schon alle wichtigen Dokumente passwortgeschützt in unserer Cloud abzusichern. Vor allem in Offices kennt jeder die lästigen Ordner, in denen man leider zu oft das eine wichtige Dokument sucht, was sich plötzlich nicht finden lässt. Das Suchen kann oft einige Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund können wir Dir und Deinem Team nur empfehlen, sich gemeinsam die benötigte Zeit zu nehmen, um für den weiteren Zugang im Home-Office, wichtige Dokumente digital abzusichern. 

5. Automatisierung

Wichtig ist nicht nur die Absicherung der Dokumente, sondern auch die richtigen Systeme zu finden. Findet gemeinsam ein digitales System, was Dir deinen Alltag im Berufsleben erleichtern kann und mit dem Du alles im Überblick behältst. Unser Team versucht in den Bereichen, Immobilien, Vermittlung, Mietverwaltung, Finanzierungsberatung etc. die richtigen Systeme zu finden und mit diesen zu arbeiten um jederzeit allen Mitarbeitern einen Überblick, über den aktuellen Stand zu ermöglichen. 

Hierzu ein paar Beispiele:

Calendly: Die App Calendly hat uns einiges erleichtert. Calendly hilft uns Termine/Meetings zu planen, ohne das hin- und her senden von E-Mails. Über einen Link können wir und unsere Kunden ganz einfach Termine vereinbaren. Du musst nur schauen, welches Datum Dir am besten passt und schon wird das Ereignis im Kalender eingetragen.

Freshsales: Sowohl als Kundendatenbank, als auch für To-Do`s und Übersichten ist Freshsales ein hilfreiches Programm. Hier können unsere Mitarbeiter langfristige Aufgaben eintragen und werden immer daran erinnert. Bei einem Krankheitsausfall, hat somit jeder einen Überblick über die anstehenden Dinge, von sich selbst und seinen Kollegen. Abgesehen davon, können alle hinterlegten User den Verlauf des gesamten Immobilieninvestments beobachten – von der 1. Beratung bis zum Notartermin wird hier alles aufgenommen.

Dropbox: Das Programm Dropbox ist intern und extern eine super Lösung. Wenn ein Mitarbeiter ein Objektdokument benötigt, kann dies ganz einfach über Dropbox versendet werden. Das gilt auch für Objekteigentümer, die uns jederzeit alle wichtigen Objektunterlagen digital senden möchten, um      z. B. das neue Exposé vorzubereiten.

6. Mental zur Arbeit gehen

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro. Im Home-Office muss man ggf. nur eine Tür weitergehen. Diese Veränderung, kann Dich natürlich auch mental stark beeinflussen. Erschaffe Dir aus diesem Grund ein Arbeitszimmer, in dem Du dich wohlfühlst und konzentrieren kannst. Es kann durchaus helfen, sich weiterhin in das „Business-Outfit“ zu schmeißen und sich an den Schreibtisch zu setzen. Im bestehenden Kundenkontakt, durch Online-Meetings erzeugst Du damit weiterhin einen professionellen Eindruck und arbeitest auch in dieser Ausnahmesituation ganz normal und wie gewöhnlich weiter.

7. Alternativen anbieten

Vor der Corona-Krise haben wir seit Anfang 2018 monatliche und kostenlose Immobilien-Workshops angeboten, die mittlerweile zu einem wahren Erfolg geworden sind. Die Location „im Hotel Wasserturm“, in der wir seit Februar 2020 unsere monatlichen Immo-Workshops anbieten, liefert uns eine ausreichende Kapazität. Bei einem Durchschnitt von meist 60 – 80 Teilnehmern pro Monat – haben wir in der Location mit 110 Teilnehmern, im Monat Februar 2020 die bisher höchste Teilnehmerzahl erreicht.

Die Workshops machen Dich mit dem Immobilieninvestment vertraut und räumen einige Sorgen, Ängste und Vorurteile aus dem Weg.

Abgesehen davon, bietet der Workshop auch immer wieder eine unfassbar große Vernetzung an.

Was bietet sich als Alternative in der Corona-Krise an?

Immobilienworkshops – nur online! Die Corona-Krise macht uns zwar einen Strich durch die Rechnung, was den direkten und sozialen Kontakt betrifft, aber das heißt natürlich noch lange nicht, dass es keine digitale Alternative gibt – ganz im Gegenteil! Wir sind sehr erstaunt darüber, dass wir trotz der aktuellen Lage unseren ersten digitalen und erfolgreichen Immo-Workshop hatten. 

Alle Fragen rund um das Thema Immobilieninvestment konnten weiterhin gestellt und geklärt werden. 

Wie kann ich noch Kunden und Immobilieninteressenten erreichen?

Diese Frage haben wir uns vorher lange gestellt und haben uns auch vor der Corona-Krise schon mit einigen Spezialisten zusammengesetzt, um die perfekte Idee/Lösung zu finden. 

Lange hat es nicht gedauert, um unsere perfekte Lösung zu finden…

Unser eigener Podcast! 

Die Fortsetzung zu unserem eigenen Podcast erhältst Du in unserem nächsten Blogbeitrag. Du kannst gespannt sein… 

Bis dahin wünschen wir Dir ein erfolgreiches Home-Office-Arbeiten! Bleib gesund!

Dein Team der Bauer Immobilien GmbH